Market announcement
AS Tallink Grupp
LEI code
529900QRMWAKKR3L9W75
Size of the entity
Large group
Economic activities
Wholesale and Retail Trade; Repair of Motor Vehicles and Motorcycles, Transportation and Storage, Accommodation and Food Service Activities, Administrative and Support Service Activities
Country of registered office
Estonia
General information
Categories
Announcement of General Meeting
Unique data record identifier
9566
Attachments
Submission date and time
13.05.2022 09:30:00
Content of announcement in Estonian
Title
Aktsionäride korralise üldkoosoleku kokkukutsumise teade
Message
Lugupeetud AS-i Tallink Grupp aktsionär! AS-i Tallink Grupp, registrikood 10238429, asukoht ja aadress Sadama 5, 10111 Tallinn, juhatus kutsub kokku aktsionäride korralise üldkoosoleku 9. juunil 2022 algusega kell 11.00 (Eesti aja järgi) Tallink SPA & Conference Hotelli konverentsikeskuses aadressil Sadama 11a, Tallinn. Aktsionäride registreerimine algab kell 10.00 üldkoosoleku toimumise kohas. AS-i Tallink Grupp nõukogu määras korralise üldkoosoleku alljärgneva päevakorra ja esitab aktsionäridele järgmised ettepanekud: 1. 2021. aasta majandusaasta aruande kinnitamine Kinnitada juhatuse poolt esitatud AS-i Tallink Grupp 2021. aasta majandusaasta aruanne. 2. Kahjumi katmise otsustamine Kinnitada alljärgnev AS-i Tallink Grupp juhatuse esitatud ettepanek: 1) Kinnitada 2021. aasta majandusaasta puhaskahjum summas 56 576 000 eurot ja katta kahjum eelmiste perioodide kasumi arvelt; 2) Aktsionäridele dividendi mitte maksta. 3. Juhatuse liikmete tasustamise põhimõtete heakskiitmine Kiita heaks juhatuse liikmete tasustamise põhimõtted. Vastavalt väärtpaberituru seadusele (VPTS § 135² lg 11) hääletab üldkoosolek tasustamise põhimõtete üle vähemalt üks kord iga nelja aasta jooksul ja vastav üldkoosoleku otsus tasustamise põhimõtete heakskiitmise kohta on nõukogule soovituslik. 4. Nõukogu liikme volituste pikendamine ja tasu maksmine Seoses nõukogu liikmete volituste tähtaja lõppemisega 18.09.2022 pikendada nõukogu liikmete Ain Hanschmidt, Colin Douglas Clark, Eve Pant, Toivo Ninnas ja Raino Paron volitusi järgmiseks 3-aastaseks ametiajaks alates 19.09.2022. Jätkata nõukogu liikmete töö tasustamist vastavalt AS-i Tallink Grupp 07.06.2012 aktsionäride üldkoosoleku otsusele nr 5. 5. Audiitori nimetamine 2022. aasta majandusaastaks ja audiitori tasustamise korra määramine Nimetada AS-i Tallink Grupp 2022. aasta majandusaasta audiitorkontrolli läbiviijaks audiitorühingu KPMG Baltics OÜ ja maksta audiitorile tasu vastavalt audiitoriga sõlmitavale lepingule. _________________________ Korralisel üldkoosolekul osalemiseks õigustatud aktsionäride ring määratakse seitse kalendripäeva enne üldkoosoleku toimumist, s.o. 2. juuni 2022 Eesti väärtpaberite registri pidaja (Nasdaq CSD SE) ja Euroclear Finland Oy arveldussüsteemi tööpäeva lõpu seisuga (nimekirja fikseerimise päev). AS-i Tallink Grupp korralise üldkoosolekuga seotud dokumentidega, üldkoosolekule esitatavate dokumentidega ja muude üldkoosolekuga seotud oluliste andmetega, sealhulgas otsuste eelnõude, AS?i Tallink Grupp 2021. aasta majandusaasta aruande, nõukogu aruande, vandeaudiitori aruande, kahjumi katmise ettepaneku, juhatuse liikmete tasustamise põhimõtetega ja aktsionäride esitatud põhjendustega päevakorrapunktide kohta (kui selliseid laekub) ning andmetega nõukogu liikme kandidaatide ja audiitori kandidaadi kohta, on võimalik tutvuda AS-i Tallink Grupp kodulehel aadressil www.tallink.com/annual-general- meeting/2022 (http://www.tallink.com/annual-general-meeting/2022), Tallinna Börsi kodulehel aadressil www.nasdaqbaltic.com (http://www.nasdaqbaltic.com) ja AS-i Tallink Grupp kontoris aadressil Sadama 5, Tallinn, I korrus, tööpäeviti ajavahemikus 09:00-16:00 alates üldkoosoleku toimumisest teatamisest kuni üldkoosoleku toimumise päevani (kaasa arvatud). ÄS §-s 294(1) sätestatud teave on aktsionäridele kättesaadav AS-i Tallink Grupp kodulehel aadressil www.tallink.com/annual-general-meeting/2022 (http://www.tallink.com/annual- general-meeting/2022) kuni üldkoosoleku toimumise päevani (kaasa arvatud). Aktsionär saab esitada küsimusi päevakorras olevate teemade kohta, saates vastavad küsimused e-posti aadressil [email protected] (mailto:[email protected]). Aktsionäril on õigus AS-i Tallink Grupp üldkoosolekul saada juhatuselt teavet AS-i Tallink Grupp tegevuse kohta. Juhatus võib keelduda teabe andmisest, kui on alust eeldada, et see võib tekitada olulist kahju aktsiaseltsi huvidele. Aktsionär võib juhul, kui juhatus keeldub teabe andmisest, nõuda, et tema nõudmise õiguspärasuse üle otsustaks aktsionäride üldkoosolek, või esitada üldkoosoleku toimumisest alates kahe nädala jooksul hagita menetluses kohtule avalduse juhatuse kohustamiseks teavet andma. Aktsionärid, kelle aktsiatega on esindatud vähemalt 1/20 aktsiakapitalist, võivad nõuda täiendavate küsimuste võtmist korralise üldkoosoleku päevakorda, kui vastav nõue on esitatud hiljemalt 15 päeva enne üldkoosoleku toimumist; nimetatud õiguse kasutamise korral peavad aktsionärid samaaegselt päevakorra täiendamise nõudega esitama aktsiaseltsile iga täiendava küsimuse kohta otsuse eelnõu või põhjenduse. Aktsionärid, kelle aktsiatega on esindatud vähemalt 1/20 aktsiakapitalist, võivad aktsiaseltsile esitada iga päevakorrapunkti kohta otsuse eelnõu; nimetatud õigust ei või kasutada hiljem kui 3 päeva enne üldkoosoleku toimumist. Eelnimetatud dokumendid tuleb AS-ile Tallink Grupp esitada kirjalikult aadressile AS Tallink Grupp, Sadama 5, 10111 Tallinn või saata elektroonilises vormis (allkirjastatud kvalifitseeritud e-allkirjaga Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 910/2014 tähenduses - nt digitaalallkiri) e-posti aadressile [email protected] (mailto:[email protected]). AS Tallink Grupp ei võimalda üldkoosolekul elektroonilist osalemist ega elektroonilist hääletamist (TsÜS § 33(1) ja ÄS § 290(1)) ega hääletamist enne koosolekut (ÄS § 298(2)). Juhised korralisel üldkoosolekul osalejatele: 1. Aktsionärid, kes on registreeritud Nasdaq CSD SE poolt peetavas aktsiaraamatus Palume aktsionäridel, kes on nimekirja fikseerimise päeva seisuga kantud Nasdaq CSD SE poolt peetavasse aktsiaraamatusse ning kes soovivad osaleda korralisel üldkoosolekul, esitada registreerimiseks järgmised dokumendid: - Füüsilisest isikust aktsionäril esitada isikut tõendav dokument (pass või ID- kaart). - Füüsilisest isikust aktsionäri volitatud esindajal esitada isikut tõendav dokument (pass või ID-kaart) ning nõuetekohaselt allkirjastatud kirjalik volikiri. - Juriidilisest isikust aktsionäri seadusjärgsel esindajal esitada väljavõte (või muu sarnane dokument) vastavast äriregistrist, kus juriidiline isik on registreeritud, kust nähtub isiku õigus aktsionäri esindada (Eestis registreeritud juriidilistel isikutel esitada väljavõte äriregistri registrikaardist, mis ei ole vanem kui 15 päeva; välisriigis registreeritud juriidilistel isikutel esitada kinnitatud väljavõte (või muu sarnane dokument), mis ei ole vanem kui 6 kuud), ja esindaja isikut tõendav dokument (pass või ID- kaart). - Juriidilisest isikust aktsionäri volitatud esindajal, kelle esindusõigus ei nähtu vastavast äriregistri väljavõttest (või muust sarnasest dokumendist), tuleb lisaks eespool nimetatud dokumentidele (st väljavõttele ja isikut tõendavale dokumendile) esitada aktsionäri seadusjärgse esindaja poolt nõuetekohaselt väljastatud kirjalikvolikiri. Välisriigis registreeritud juriidilisest isikust aktsionäri dokumendid, mis on väljastatud välisriigi ametiisiku poolt, peavad olema legaliseeritud või kinnitatud apostilliga (kui kohalduvas välislepingus või konventsioonis ei ole ette nähtud teisiti). Võõrkeelsetele dokumentidele tuleb lisada vandetõlgi poolt koostatud tõlge eesti keelde. AS Tallink Grupp võib registreerida aktsionäri üldkoosolekul osalejana ka juhul, kui kõik nõutavad andmed juriidilise isiku ja esindaja kohta sisalduvad esindajale välisriigis väljastatud notariaalses volikirjas ja volikiri on Eestis aktsepteeritav. 2. Aktsionärid, kes on registreeritud Euroclear Finland Oy poolt peetavas aktsiaraamatus (Soome väärtpaberite hoidmistunnistuste (FDRide) hoidjad - edaspidi FDRi hoidjad) Korralisel üldkoosolekul osalemiseks palutakse FDRi hoidjatel korralduslikel eesmärkidel teavitada AS-i Tallink Grupp kirjalikult või kirjalikku taasesitatavas vormis oma kavatsusest osaleda korralisel üldkoosolekul ning esitada koopiad allpool nõutud dokumentidest (originaalid tuleb esitada aktsionäride registreerimisel koosoleku päeval) hiljemalt 8. juunil 2022 kell 16.00 (Eesti aja järgi) posti teel aadressile Sadama 5, Tallinn 10111, Eesti või e-posti teel aadressile [email protected]. Nordea Bank Abp kui FDRide agent annab välja volikirja, mis annab igale FDRi hoidjale õiguse hääletada korralisel üldkoosolekul häälte arvuga, mis vastab FDRi hoidjale nimekirja fikseerimise päeva seisuga kuuluvate FDRide arvule. Nordea Bank Abp volikiri antakse edasivolitamise õigusega. Palume FDRi hoidjatel, kes on nimekirja fikseerimise päeva seisuga kantud Euroclear Finland Oy poolt peetavasse aktsiaraamatusse ning kes soovivad osaleda korralisel üldkoosolekul, esitada registreerimiseks dokumendid, mis on toodud üleval juhiste punktis 1 (lisaks juhiste punktis 2 nimetatud dokumentidele). FDRi hoidjad, kes hoiavad FDRe esindajakontol, peavad lisaks eelviidatud dokumentidele esitama oma Soome kontohalduri poolt antud volikirja. Vastava volikirja blankett on kättesaadav AS Tallink Grupp kodulehelt aadressil www.tallink.com/annual-general-meeting/2022 (http://www.tallink.com/annual- general-meeting/2022). Korraline üldkoosolek toimub eesti keeles, sünkroontõlkega inglise keelde. Aktsionär võib enne üldkoosoleku toimumist teavitada AS-i Tallink Grupp esindaja määramisest ja esindatava poolt volituse tagasivõtmisest e-posti teel aadressil [email protected] (mailto:[email protected]) või viies eelpool nimetatud dokumendid AS-i Tallink Grupp kontorisse, Sadama 5, Tallinn, I korrus, tööpäeviti ajavahemikus 9:00-16:00 hiljemalt 8. juunil 2022 kell 16:00 (Eesti aja järgi), kasutades selleks AS-i Tallink Grupp kodulehel aadressil www.tallink.com/annual-general-meeting/2022 (http://www.tallink.com/annual- general-meeting/2022) avaldatud blankette. Teavet esindaja määramise ja volituse tagasivõtmise korra kohta (sh vorminõuete) leiate AS-i Tallink Grupp kodulehelt aadressil www.tallink.com/annual-general-meeting/2022 (https://www.tallink.com/annual-general-meeting/2022). Lugupidamisega, Paavo Nõgene Juhatuse esimees Liisa Gross Investorsuhete spetsialist AS Tallink Grupp Sadama 5 10111 Tallinn E-mail [email protected]
Content of announcement in English
Title
Notice calling the Annual General Meeting of Shareholders
Message
Dear shareholder of AS Tallink Grupp, The management board of AS Tallink Grupp, registration code 10238429, location and address at Sadama 5, 10111 Tallinn, is calling the annual general meeting of shareholders on 9 June 2022 at 11:00 AM (Estonian time) at the conference centre of Tallink SPA & Conference Hotel, at the address Sadama 11a, Tallinn. Registration of the shareholders begins at 10:00 AM at the venue of the general meeting. The supervisory board of AS Tallink Grupp determined the following agenda of the annual general meeting and presents the following proposals to the shareholders: 1. Approval of the annual report of the financial year 2021 To approve the annual report of the financial year 2021 of AS Tallink Grupp presented by the management board. 2. Resolution of covering of loss To approve the proposal presented by the management board of AS Tallink Grupp: 1) To approve the net loss of the financial year of 2021 in the amount of 56,576,000 euros and to cover the net loss with the retained earnings; 2) No dividend distribution to the shareholders. 3. Approval of the principles of remuneration of the management board members Approve the principles of remuneration of the members of the management board. Pursuant to the Securities Market Act (§ 135(2) (11) of the Securities Market Act) the general meeting shall vote on the principles of remuneration at least once every four years and a resolution of the general meeting on the approval of the principles of remuneration is advisory for the supervisory board. 4. Extension of authority of the members of the supervisory board and payment of remuneration Due to the expiry of the term of authority of the members of the supervisory board on 18.09.2022, extend the term of authority of the members of the supervisory board Ain Hanschmidt, Colin Douglas Clark, Eve Pant, Toivo Ninnas and Raino Paron for the next 3-years authority period as from 19.09.2022 To continue the remuneration of the members of the supervisory board pursuant to the resolution no 5 of 07.06.2012 of the Annual General Meeting of shareholders of AS Tallink Grupp. 5. Appointment of an auditor for the financial year 2022 and the determination of the procedure of remuneration of the auditor To appoint the audit firm KPMG Baltics OÜ to conduct the audit of the financial year 2022 and to remunerate the auditor in accordance to the contract to be concluded with the auditor. ___________________________________ The list of shareholders entitled to participate in the annual general meeting shall be determined seven calendar days before holding the general meeting, i.e. as at the end of the business day of the settlement system of the registrar of the Estonian register of securities (Nasdaq CSD SE) and Euroclear Finland Oy on 2 June 2022 (record date). The documents related to the annual general meeting of AS Tallink Grupp, the documents to be presented to the general meeting and the other important data related to the general meeting, inter alia, the drafts of the resolutions, annual report of the financial year 2021 of AS Tallink Grupp, the supervisory board's report, the sworn auditor's report, the proposal for covering of loss, the principles of remuneration of the members of the management board and the substantiations presented by the shareholders regarding items on the agenda (if any are received) and the data concerning the candidates for the supervisory board member and the candidate for the auditor, may be examined on the website of AS Tallink Grupp at the address www.tallink.com/annual-general-meeting/2022 (https://www.tallink.com/annual-general-meeting/2022), on the website of the Tallinn Stock Exchange at the address www.nasdaqbaltic.com (http://www.nasdaqbaltic.com) and in the office of AS Tallink Grupp at the address Sadama 5, Tallinn, 1(st) floor, on business days from 09:00 AM to 4:00 PM as of the notification of the general meeting until the date of holding the general meeting (included). The information stipulated in § 294(1) of the Commercial Code is available to the shareholders on the website of AS Tallink Grupp at the address www.tallink.com/annual-general-meeting/2022 (https://www.tallink.com/annual-general-meeting/2022) until the date of holding the general meeting (included). A shareholder may ask questions concerning the matters on the agenda by sending the respective questions to the email address [email protected] (mailto:[email protected]). A shareholder has the right to receive information from the management board on the activities of AS Tallink Grupp at the general meeting of AS Tallink Grupp. The management board may refuse to give information if there is a basis to presume that this may cause significant damage to the interests of the public limited company. If the management board refuses to provide information, the shareholder may demand that the general meeting decide on the legality of the shareholder's request or to file, within two weeks as from the holding of the general meeting, a petition to a court by way of proceedings on petition in order to obligate the management board to provide the information. The shareholders whose shares represent at least 1/20 of the share capital may demand inclusion of additional issues on the agenda of the annual general meeting if such demand is presented no later than 15 days before the general meeting is held; in case of using this right, the shareholders shall simultaneously with the demand on the modification of the agenda submit to the public limited company a draft of the resolution or substantiation regarding each additional issue. The shareholders whose shares represent at least 1/20 of the share capital may submit to the public limited company a draft resolution for every item of the agenda; this right may not be exercised later than 3 days before the general meeting is held. The aforementioned documents shall be submitted to AS Tallink Grupp in writing to the address AS Tallink Grupp, Sadama 5, 10111 Tallinn or be sent in electronic form (signed with a qualified electronic signature in the meaning of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council - e.g. a digital signature) to the email address [email protected]. AS Tallink Grupp does not enable electronic participation in or electronic voting at the general meeting (§ 33(1) of the General Part of the Civil Code Act and § 290(1 )of the Commercial Code) nor voting before the meeting (§ 298(2) of the Commercial Code). Instructions for the participants in the annual general meeting: 1. Shareholders who are registered in the share register maintained by Nasdaq CSD SE We kindly ask the shareholders, who are as at the record date registered in the share register maintained by Nasdaq CSD SE and who wish to participate in the annual general meeting, to present the following documents for registration: - Shareholder who is a natural person should present an identity document (passport or ID card). - Authorized representative of a shareholder who is a natural person should present an identity document (passport or ID card) and a duly signed written power of attorney. - Legal representative of a shareholder who is a legal person should present an extract (or other similar document) from the respective business register in which the legal person is registered, which shows the person's right to represent the shareholder (legal persons registered in Estonia should present an extract of the commercial register registry card which is not older than 15 days; legal persons registered in a foreign country should present a certified extract (or other similar document) which is not older than 6 months), and an identity document of the representative (passport of ID card). - Authorized representative of a legal person whose right of representation does not show from the respective business register extract (or other similar document) should, in addition to the aforementioned documents (i.e. the extract and the identity document), present a written power of attorney duly issued by the legal representative of the shareholder. The documents of a shareholder who is a legal person registered in a foreign country, which have been issued by a foreign official, must be legalized or apostilled (unless otherwise foreseen in an applicable international agreement or convention). A translation into Estonian prepared by a sworn translator should be attached to the documents that are in a foreign language. AS Tallink Grupp may register a shareholder as a participant in the general meeting also in case all the required data concerning the legal person and its representative are contained in a notarized power of attorney issued to the representative in a foreign country and the power of attorney is acceptable in Estonia. 2. Shareholders registered in the share register maintained by Euroclear Finland Oy (holders of Finnish share depositary receipts (FDRs) - hereinafter the FDR holders) In order to participate in the annual general meeting, the FDR holders are kindly asked, for organizational purposes, to inform AS Tallink Grupp in writing or in a form which can be reproduced in writing of his/her/its intention to participate in the annual general meeting and to provide the copies of the documents requested below (the originals should be presented at the registration of the shareholders on the day of the meeting) no later than 8 June 2022, 4:00 PM (Estonian time) by mail to the address Sadama 5, Tallinn 10111, Estonia or by email to the address [email protected]. Nordea Bank Abp as the FDRs agent shall issue a power of attorney authorizing each FDR holder to vote at the annual general meeting with the number of votes corresponding to the number of FDRs held by the FDR holder as at the record date. The power of attorney issued by Nordea Bank Abp is issued with the right to delegate the authorization. We kindly ask the FDR holders, who are registered as at the record date in the share register maintained by Euroclear Finland Oy and who would like to participate in the annual general meeting, to present for the registration the documents indicated above in section 1 of the instructions (in addition to the documents indicated in section 2 of the instructions). FDR holders, who hold their FDRs on a nominee account, should present, in addition to the aforementioned documents, a power of attorney issued by his/her/its Finnish account operator. The form of the respective power of attorney is available from the website of AS Tallink Grupp at the address www.tallink.com/annual-general-meeting/2022 (https://www.tallink.com/annual- general-meeting/2022). The annual general meeting will be held in the Estonian language with simultaneous translation into the English language. A shareholder may, before the general meeting is held, notify AS Tallink Grupp of the appointment of a representative and of the withdrawal of the authorization by the principal by email to the address [email protected] (mailto:[email protected]) or by delivering the aforementioned documents to the office of AS Tallink Grupp at Sadama 5, Tallinn, 1(st) floor on business days from 9:00 AM to 4:00 PM no later than 8 June 2022 at 4:00 PM (Estonian time), by using the forms provided on the website of AS Tallink Grupp at the address www.tallink.com/annual-general-meeting/2022 (https://www.tallink.com/annual-general-meeting/2022). Information about the procedure for the appointment of a representative and for the withdrawal of the authorization (including form requirements) can be found on the website of AS Tallink Grupp at the address www.tallink.com/annual-general-meeting/2022 (https://www.tallink.com/annual-general-meeting/2022). Yours faithfully, Paavo Nõgene Chairman of the management board Liisa Gross Investor Relations Specialist AS Tallink Grupp Sadama 5 10111 Tallinn, Estonia E-mail [email protected]