Market announcement
AS TALLINNA SADAM
LEI code
25490093MDYISEP1Y539
Size of the entity
Large group
Economic activities
Electricity, Gas, Steam and Air Conditioning Supply, Transportation and Storage
Country of registered office
Estonia
General information
Categories
Announcement of General Meeting
Unique data record identifier
8704
Attachments
Submission date and time
12.04.2021 07:00:00
Content of announcement in Estonian
Title
AS-I TALLINNA SADAM AKTSIONÄRIDE ÜLDKOOSOLEKU OTSUSTE VASTUVÕTMINE KOOSOLEKUT KOKKU KUTSUMATA
Message
Hea aktsionär! ASi Tallinna Sadam, registrikood 10137319, aadress Sadama 25, 15051 Tallinn (edaspidi: Tallinna Sadam), juhatus teeb aktsionäridele ettepaneku aktsionäride otsuste vastuvõtmiseks ilma koosolekut kokku kutsumata vastavalt äriseadustiku §-le 299(1). Ettepanek otsuste vastuvõtmiseks ilma aktsionäride üldkoosolekut kokku kutsumata on tingitud COVID-19 pandeemiast tulenevatest koosviibimiste korraldamisele kehtivatest piirangutest Eestis. Otsustamisele pandavate küsimuste osas teabe jagamiseks korraldab Tallinna Sadam 18.05.2021 kell 13.00 veebiseminari, kus Tallinna Sadama nõukogu esimees Aare Tark, juhatuse esimees Valdo Kalm ja juhatuse liige / finantsjuht Marko Raid teevad kokkuvõtte 2020. aastast, tutvustavad aktsionäride otsuste eelnõude sisu ning vastavad küsimustele. Veebiseminarist võivad Tallinna Sadama youtube'i kanali kaudu (https://www.youtube.com/user/portoftallinn) osa võtta kõik soovijad. Veebiseminarile saab esitada küsimusi, saates need eelnevalt e-mailile [email protected] (mailto:[email protected]) hiljemalt seminari alguseks või kirjalikult läbi rakenduse veebiseminari ajal. Seminar toimub eesti keeles koos ingliskeelse sünkroontõlkega. Aktsionäride otsuste hääletamiseks hääleõiguslike aktsionäride nimekiri fikseeritakse 17.05.2021 Nasdaq CSD arveldussüsteemi tööpäeva lõpu seisuga. Teate avaldamise seisuga on Tallinna Sadama aktsiakapital 263 000 000 eurot. Tallinna Sadamal on 263 000 000 lihtaktsiat, iga aktsia annab otsuste hääletamisel 1 (ühe) hääle. Aktsionäride otsuseid on võimalik hääletada perioodil 18.-24.05.2021 (kaasa arvatud). Kui aktsionär jätab hääletamata, loetakse, et ta hääletas vastu. Aktsionäril on oma hääle andmiseks kaks võimalust: 1. Hääleõigusliku aktsionäri või tema volitatud esindaja poolt täidetud ja digitaalselt allkirjastatud või paberkandjal allkirjastatud ja skaneeritud hääletussedeli edastamisega e-maili teel aadressile [email protected] (mailto:[email protected]) hääletusperioodi jooksul. 2. Hääleõigusliku aktsionäri või tema volitatud esindaja poolt täidetud ja omakäeliselt allkirjastatud hääletussedeli paberkandjal saatmisega Tallinna Sadama peakontorisse aadressil Sadama 25, 15051 Tallinn selliselt, et see jõuab kohale hiljemalt 24.05.2021 kell 16.00. Aktsionäri isikusamasuse tuvastamise võimaldamiseks tuleb e-maili teel edastatav hääletusvorm digitaalselt allkirjastada. Paberkandjal allkirjastatud ja skaneeritud hääletussedeli edastamisel e-maili teel või paberkandjal allkirjastatud hääletussedeli saatmisel posti teel tuleb koos hääletussedeliga edastada koopia aktsionäri või aktsionäri esindaja isikut tõendava dokumendi (nt pass või ID-kaart) isikuandmetega leheküljest (sh dokumendi kehtivuskuupäev). Aktsionäri esindajal tuleb edastada lisaks kehtiv kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis volikiri eesti või inglise keeles. Aktsionär võib kasutada volikirja blanketti, mis on kättesaadav Tallinna Sadama veebilehel https://www.ts.ee/investor/uldkoosolek/ Juhul, kui aktsionäriks on välisriigis registreeritud juriidiline isik, palume edastada koopia vastava välisriigi äriregistri väljavõttest, millest nähtub esindaja õigus aktsionäri esindada (seadusjärgne volitus). Väljavõte peab olema inglisekeelne või tõlgitud eesti või inglise keelde vandetõlgi või vandetõlgiga võrdsustatud ametiisiku poolt. Juhatuse ettepanekud aktsionäridele otsuste vastuvõtmiseks on järgmised: 1. 2020. aasta majandusaasta aruande kinnitamine 1.1. Kinnitada ASi Tallinna Sadam 2020. aasta majandusaasta aruanne üldkoosolekule esitatud kujul. 2. Kasumi jaotamine 2.1. Kinnitada 2020. aasta majandusaasta kasum 28 518 457 eurot ja eelmiste perioodide jaotamata kasum (koos 2020. aasta kasumiga) 47 794 087 eurot. 2.2. Kanda kohustuslikku reservkapitali 1 008 654 eurot. 2.3. Maksta aktsionäridele dividendi 0,077 eurot aktsia kohta, kokku summas 20 251 000 eurot. Dividendiõiguslike aktsionäride nimekiri fikseeritakse 03.06.2021 arveldussüsteemi tööpäeva lõpu seisuga. Sellest tulenevalt on aktsiatega seotud õiguste muutumise päev (ex-päev) 02.06.2021. Alates sellest kuupäevast ei ole aktsiaid omandanud isik õigustatud saama dividende 2020. majandusaasta eest. Dividendid makstakse aktsionäridele 10.06.2021. 3. Audiitori valimine 2018. aastal korraldatud audiitorteenuse osutamise hankel (riigihange 196191) küsiti pakkumisi kolmeks aastaks võimalusega pikendada lepingut järgnevaks kaheks aastaks. Hanke võitis KPMG Baltics OÜ, kellega sõlmiti leping aastateks 2018-2020. ASi Tallinna Sadam nõukogu ettepanek on lepingut pikendada ja jätkata koostööd KPMG Baltics OÜga. 3.1. Nimetada ASi Tallinna Sadam 2021. ja 2022. majandusaasta audiitorkontrolli läbiviijaks audiitorühing KPMG Baltics OÜ ning maksta audiitorühingule tasu vastavalt 2018. aastal läbiviidud hankel (riigihange 196191) audiitorühingu poolt tehtud pakkumusele. Aktsionäride otsuste eelnõudega seotud materjalidega (sh majandusaasta aruande ja vandeaudiitori aruandega) ja otsuste eelnõudega on võimalik tutvuda ning hääletussedel alla laadida Tallinna Sadama veebilehel https://www.ts.ee/investor/uldkoosolek/. Aktsionäride otsuste eelnõudega seotud küsimused palume saata e-posti aadressil [email protected] (mailto:[email protected]). Aktsionäride poolt vastuvõetud otsused avalikustatakse börsiteatena ja Tallinna Sadama veebilehel hiljemalt 31.05.2021 vastavalt äriseadustiku § 299(1) lg-le 6. Lugupidamisega ASi Tallinna Sadam juhatus
Content of announcement in English
Title
ADOPTION OF RESOLUTIONS OF THE GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS OF AS TALLINNA SADAM WITHOUT CONVENING THE MEETING
Message
Dear shareholder! The Management Board of AS Tallinna Sadam, registry code 10137319, address Sadama 25, 15051 Tallinn (hereinafter: Tallinna Sadam), proposes to the shareholders to adopt resolutions of the shareholders without convening a meeting pursuant to § 299(1) of the Commercial Code. The proposal to adopt resolutions without convening a general meeting of shareholders is due to the restrictions on organizing meetings in Estonia arising from the COVID-19 pandemic. In order to provide information on the issues to be decided, Tallinna Sadam will organize a webinar on 18.05.2021 at 13:00 am (EET), where Aare Tark, chairman of the supervisory board of Tallinna Sadam; Valdo Kalm, chairman of the management board and Marko Raid, member of the management board / CFO will present an overview of the year 2020, introduce the draft resolutions of the shareholders and answer questions. Anyone can take part in the webinar via Tallinna Sadam youtube channel (https://www.youtube.com/user/portoftallinn). Questions to the webinar can be submitted by sending them in advance to the e-mail [email protected] (mailto:[email protected]) until the beginning of the webinar or in writing through the application during the webinar. The webinar will be held in Estonian with simultaneous translation into English. The list of shareholders entitled to vote for shareholders' resolutions will be fixed on 17.05.2021 at the end of the business day of the Nasdaq CSD settlement system. As of the date of publication of this notice, the share capital of Tallinna Sadam is 263,000,000 euros. AS Tallinna Sadam has 263,000,000 ordinary shares, each share giving 1 (one) vote at the voting of the decisions. Resolutions of the shareholders can be voted in the period from 18.05.2021 to 24.05.2021 (inclusive). If a shareholder abstains, he / she shall be deemed to have voted against. A shareholder has two options for giving his/her vote: 1. By e-mail to [email protected] during the voting period, by sending a digitally signed or signed on paper and scanned voting ballot filled in by the voting shareholder or his / her authorized representative to [email protected] (mailto:[email protected]). 2. By submitting or sending a filled voting ballot signed by hand by the voting shareholder or his / her authorized representative by mail to the head office of Tallinna Sadam at Sadama 25, 15051 Tallinn so that it arrives no later than 24.05.2021 at 16.00 (EET). In order to enable the identification of a shareholder, the voting ballot sent by e-mail must be digitally signed. When sending a paper-signed and scanned voting ballot by e-mail or sending a paper-signed voting ballot by post, a copy of the personal data page (incl. document validity date) of the shareholder's or his / her representative's identity document (e.g. passport or ID card) must be sent with the voting ballot. The shareholder's representative must also forward a valid power of attorney in Estonian or English in a form that can be reproduced in writing. The shareholder may use a power of attorney form, which is available on Tallinna Sadam website https://www.ts.ee/en/investor/agm/ . If the shareholder is a legal entity registered in a foreign country, please forward a copy of the extract from the relevant foreign commercial register, which shows the right of the representative to represent the shareholder (legal authorization). The statement must be in English or translated into Estonian or English by a sworn translator or an official equivalent to a sworn translator. The proposals of the Management Board for the adoption of resolutions by the shareholders are as follows: 1. Approval of the Annual Report 2020 1.1. To approve the Annual Report 2020 of AS Tallinna Sadam, as presented to the general meeting. 2. Profit allocation 2.1. To approve the net profit of the financial year of 2020 in the amount of 28,518,457 euros and the retained earnings (including 2020 profit) of 47,794,087 euros. 2.2. Transfer to statutory capital reserve 1,008,654 euros. 2.3. To pay dividends to the shareholders 0.077 euros per share, in the total amount of 20,251,000 euros. The list of shareholders entitled to receive dividends will be established as at 03.06.2021 at the end of the business day of the settlement system. Consequently, the day of change of the rights related to the shares (ex-dividend date) is set to 02.06.2021. From that day the person acquiring the shares will not have the right to receive dividends for the financial year 2020. Dividends shall be disbursed to the shareholders on 10.06.2021. 3. Appointment of the auditor In the procurement of audit services organized in 2018 (public procurement 196191), offers were invited for three years with the possibility to extend the contract for the next two years. The tender was won by KPMG Baltics OÜ, with which a contract was signed for 2018-2020. The proposal of the supervisory board of AS Tallinna Sadam is to extend the agreement and continue cooperation with KPMG Baltics OÜ. 3.1. To appoint the company of auditors KPMG Baltics OÜ to conduct the audit of AS Tallinna Sadam for the financial years 2021 and 2022 and to remunerate the company of auditors in accordance with the offer made by the company of auditors in the public procurement carried out in 2018 (public procurement 196191). The materials related to the draft resolutions of the shareholders (including annual report and auditors' report) and the draft resolutions can be found and the voting ballot can be downloaded from the Tallinna Sadam web page https://www.ts.ee/en/investor/agm/. Questions related to the draft resolutions of the shareholders can be sent by e-mail to [email protected] (mailto:[email protected]). The resolutions adopted by the shareholders will be published as a stock exchange announcement and on the website of Tallinna Sadam no later than 31.05.2021 pursuant to § 299(1) (6) of the Commercial Code. Yours sincerely The Management Board of AS Tallinna Sadam