Market announcement
AS TALLINNA VESI
LEI code
5493000M6TVS2X0KWC97
Size of the entity
Large group
Economic activities
Water Supply; Sewerage, Waste Management and Remediation Activities
Country of registered office
Estonia
General information
Categories
Announcement of General Meeting
Unique data record identifier
7988
Submission date and time
05.05.2020 08:15:00
Content of announcement in Estonian
Title
Aktsionäride korralise üldkoosoleku kokkukutsumise teade
Message
AKTSIASELTSI TALLINNA VESI (registrikood 10257326, aadress Ädala 10, 10614 Tallinn) (edaspidi ka ?Selts") juhatus teatab, et Seltsi aktsionäride korraline üldkoosolek toimub neljapäeval, 28. mail 2020 algusega kell 09.00 (GMT+3) AS-i Tallinna Vesi Paljassaare Reoveepuhastusjaama (Paljassaare põik 14, Tallinn) võimlas. Üldkoosolekul hääleõiguslike aktsionäride nimekiri fikseeritakse seitse päeva enne üldkoosoleku toimumist, s.o. 21. mail 2020 Nasdaq CSD Eesti arveldussüsteemi tööpäeva lõpu seisuga. Nõukogu poolt kinnitatud aktsionäride korralise üldkoosoleku päevakord koos järgmiste ettepanekutega: 1. 2019. aasta majandusaasta aruande kinnitamine Nõukogu ettepanek: Kinnitada 2019. aasta majandusaasta aruanne bilansimahuga 262 855 000 (kakssada kuuskümmend kaks miljonit kaheksasada viiskümmend viis tuhat) eurot ning puhaskasumiga 27 760 000 (kakskümmend seitse miljonit seitsesada kuuskümmend tuhat) eurot. 2. Kasumi jaotamine Nõukogu ettepanek: Seltsi 2019. aasta majandusaasta puhaskasumi suuruseks on 27 760 000 (kakskümmend seitse miljonit seitsesada kuuskümmend tuhat) eurot. Jaotada dividendidena 20 000 600 (kakskümmend miljonit kuussada) eurot AS-i Tallinna Vesi 31.12.2019 seisuga kogunenud 77 512 000 (seitsmekümne seitsme miljoni viiesaja kaheteistkümne tuhande) eurosest jaotamata kasumist, sh 2019. aasta 27 760 000 (kahekümne seitsme miljoni seitsmesada kuuekümne tuhande) eurosest puhaskasumist, millest A-aktsia omanikele makstakse dividende 1 (üks) euro aktsia kohta ja B-aktsia omanikule 600 (kuussada) eurot aktsia kohta. Jätta ülejäänud eelmiste perioodide jaotamata kasum jaotamata. Mitte teha puhaskasumist eraldisi reservkapitali. Juhatuse ettepaneku kohaselt otsustas nõukogu esitada üldkoosolekule ettepaneku maksta dividendid aktsionäridele välja 26. juunil 2020. Dividendiõiguslike aktsionäride nimekiri fikseeritakse 12. juuni 2020. aasta arveldussüsteemi tööpäeva lõpu seisuga. Sellest tulenevalt on aktsiatega seotud õiguste muutumise päev (ex-päev) 11. juuni 2020. Alates 11. juunist 2020 aktsiate omandamistehingu sõlminud isik ei ole õigustatud saama käesoleva otsusega määratud dividende. 3. Nõukogu liikmete volituste pikendamine 3.1. Pr Katrin Kendra AS-i Tallinna Vesi nõukogu liikme volituste pikendamine alates 1. juunist 2020 Nõukogu ettepanek: Pikendada pr Katrin Kendra AS-i Tallinna Vesi nõukogu liikme volitusi alates 1. juunist 2020 volituste tähtajaga kaks (2) aastat. 3.2. Hr Simon Roger Gardiner'i AS-i Tallinna Vesi nõukogu liikme volituste pikendamine alates 4. juunist 2020 Nõukogu ettepanek: Pikendada hr Simon Roger Gardiner'i AS-i Tallinna Vesi nõukogu liikme volitusi alates 4. juunist 2020 volituste tähtajaga kaks (2) aastat. 3.3. Hr Martin Padley AS-i Tallinna Vesi nõukogu liikme volituste pikendamine alates 3. novembrist 2020 Nõukogu ettepanek: Pikendada hr Martin Padley AS-i Tallinna Vesi nõukogu liikme volitusi alates 3. novembrist 2020 volituste tähtajaga kaks (2) aastat. 4. Audiitori valimine Nõukogu ettepanek: Nimetada Seltsi 2020. aasta majandusaasta audiitoriks AS PricewaterhouseCoopers. Maksta audiitorile tasu vastavalt audiitoriga sõlmitavale lepingule. 5. Juhatuse esimehe ülevaade ----------------------------------- Eriolukorrast lähtuvad meetmed Seoses Eesti Vabariigis kehtestatud eriolukorraga ja selle raames rakendatud meetmetega, eesmärgiga hoida kõigi aktsionäride ja üldkoosolekul osalejate tervist, palub AS Tallinna Vesi tungivalt aktsionäridel võimalusel osaleda üldkoosolekul kas volitatud esindaja kaudu või hääletada elektrooniliselt enne üldkoosolekut. Soovitame määrata esindajaks AS-i Tallinna Vesi peajurist Mailis Kullerkupp-Jõekaar, kellele saate anda volikirja alusel täpsed juhised teie nimel hääletamiseks iga päevakorrapunkti osas. Sellisel viisil saate hääletada vastavalt enda soovile samal ajal vältides ühte ruumi kogunemist paljude teiste inimestega ning vähendades haigestumise riski. Vähendamaks nakkuse leviku võimalusi ei pakuta osalejatele kohvi ega suupisteid. Juhul, kui peate oluliseks üldkoosolekul füüsiliselt osaleda, palume, et annaksite enda soovist meile kindlasti teada e-posti aadressile [email protected] hiljemalt 25.05.2020, et saaksime teha vajalikud ettevalmistused eriolukorras kehtestatud nõuete täitmiseks ning kõikide osalejate turvalisuse tagamiseks. Üldkoosolekul füüsiliselt osalevad aktsionärid peavad alluma osalejate tervise kaitsmiseks antavatele juhistele ja korraldustele. Koosolekule ei lubata isikuid, kellel on haigustunnused (köha, nohu, palavik). Täiendavate küsimuste võtmine üldkoosoleku päevakorda Aktsionärid, kelle aktsiatega on esindatud vähemalt 1/20 aktsiakapitalist, võivad nõuda täiendavate küsimuste võtmist üldkoosoleku päevakorda, kui vastav nõue on esitatud kirjalikult hiljemalt 15 päeva enne üldkoosoleku toimumist, s.o hiljemalt 12.05.2020. Aktsionärid, kelle aktsiatega on esindatud vähemalt 1/20 aktsiakapitalist, võivad kirjalikult esitada iga päevakorrapunkti kohta otsuse eelnõu mitte hiljem kui 3 päeva enne üldkoosoleku toimumist, s.o hiljemalt 24.05.2020 päeva lõpuks (s.o kl 23:59 GMT+3). Nende õiguste teostamise kord on avaldatud AS-i Tallinna Vesi kodulehel www.tallinnavesi.ee, kus avaldatakse ka aktsionäride poolt esitatud otsuste eelnõud ja põhjendused pärast nende laekumist. Teabe küsimine juhatuselt ja taustinformatsioon Pärast üldkoosoleku päevakorra, sh täiendavate punktide ammendamist, saavad aktsionärid küsida juhatuselt teavet Seltsi tegevuse kohta vastavalt AS-i Tallinna Vesi kodulehel www.tallinnavesi.ee avaldatud korrale. Aktsionäridel on õigus küsida teavet Seltsi juhatuselt ka e-posti teel, saates oma küsimused enne üldkoosoleku toimumist. Taustinformatsioon päevakorra kohta, AS-i Tallinna Vesi 2019.a majandusaasta aruanne, nõukogu aruanne, audiitori aruanne, kasumi jaotamise ettepanek, esitatud otsuste eelnõud ja aktsionäride esitatud põhjendused täiendavate päevakorrapunktide kohta koos vastavate otsuste eelnõudega ning muud seaduse kohaselt avalikustamisele kuuluvad andmed ja muud seaduse kohaselt üldkoosolekule esitatavad dokumendid ning päevakorraga seotud muu oluline teave, sh andmed nõukogu liikmete kandidaatide kohta, on avaldatud AS-i Tallinna Vesi kodulehel www.tallinnavesi.ee. Samuti on seal ülevaade dokumentidest, mis peavad aktsionäril üldkoosolekul osalemiseks (kas isiklikult või esindaja vahendusel) kaasas olema. AS-i Tallinna Vesi 2019. aasta majandusaasta aruandega, nõukogu aruandega ning audiitori aruandega saab tutvuda ka Nasdaq Baltic'u kodulehel http://www.nasdaqbaltic.com. Küsimused seoses aktsionäride korralise üldkoosoleku, selle päevakorra, esindaja määramise või elektroonilise hääletamisega palume esitada AS-i Tallinna Vesi kliendisuhete ja kommunikatsiooni juhile, pr Eliis Randverile (e-post [email protected] (mailto:[email protected]), telefon +372 62 62 275). Küsimused, vastused ja üldkoosoleku protokoll avalikustatakse AS-i Tallinna Vesi kodulehel. Eeltoodud e-posti aadressil saab saata ka kirjaliku teate aktsionäri esindaja määramisest või esindaja volituste tagasivõtmisest hiljemalt üldkoosoleku eelsel tööpäeval 27.05.2020. Esindaja määramine Kõigil, kes soovivad määrata endale volikirja alusel tegutseva esindaja, palume informeerida meid sellest hiljemalt 27.05.2020 ja edastada digitaalselt allkirjastatud volikirjad e-posti aadressile [email protected]. Juhul, kui puudub digitaalse allkirjastamise võimalus, palume saata skaneeritud volikiri e-posti aadressile [email protected] ja originaal postiga aadressile Ädala 10, Tallinn 10614. Volikirja vorm on esitatud AS-i Tallinna Vesi kodulehel, alajaotuses ?Investor->Aktsionäride üldkoosolek->[?]->Üldkoosolekul osalemiseks vajalikud isikut tõendavad dokumendid". Elektroonilise hääletamise kord ja juhised Tulenevalt Seltsi põhikirja punktist 6.2.9 on aktsionäridel võimalik üldkoosoleku päevakorras olevate otsuste eelnõude üle hääletada elektrooniliste vahendite abil järgmiselt: (i) hääletada saab alates üldkoosoleku kutse avaldamisest kuni 27. mail 2020 kella 17.00-ni (GMT+3); (ii) elektrooniliseks hääletamiseks koostatud hääletussedeli vorm on esitatud AS-i Tallinna Vesi kodulehel, alajaotuses ?Elektroonilise hääletuse hääletussedeli vorm"; (iii) elektrooniliseks hääletamiseks täidab aktsionär hääletussedeli vastavalt selles toodud juhistele, allkirjastab selle digitaalselt (ID-kaardi, digi-ID või Mobiil-ID abil) ning edastab digitaalselt allkirjastatud hääletussedeli e-posti aadressile [email protected] (mailto:[email protected]); (iv) elektrooniliselt hääletanud aktsionär loetakse üldkoosolekul osalevaks ning tema aktsiatega esindatud hääled arvestatakse üldkoosoleku kvoorumi hulka. Registreerimine üldkoosolekule Korralisest üldkoosolekust füüsiliselt osa võtta soovivate aktsionäride registreerimine algab 28. mail 2020 kell 08.00 (GMT+3) üldkoosoleku toimumise kohas. Registreerimine lõpeb kell 09.00 (GMT+3). Aktsionäri esindajal palume kaasa võtta kehtiv isikut tõendav dokument ja kehtiv kirjalik volikiri. Juriidiliste isikute puhul palume kaasa võtta lisaks ka kehtiv registrikaardi väljavõte. Välisriigi ametiisiku poolt väljastatud iga dokument peab olema kas legaliseeritud või kinnitatud dokumenditunnistuse apostille'iga ning sellele tuleb lisada notariaalselt kinnitatud tõlge eesti keelde. Üldkoosoleku kokkukutsumise teade avaldatakse ajalehes Eesti Päevalehes 06.05.2020. AS Tallinna Vesi jätab endale õiguse üldkoosolek ära jätta, kui selgub, et osalejate arvu tõttu või muul põhjusel ei ole koosoleku läbiviimine eriolukorrast tingituna mõistlikult võimalik. Eliis Randver Kliendisuhete ja Kommunikatsiooni juht Tallinna Vesi (+372) 626 2275 [email protected]
Content of announcement in English
Title
Notice to convene the Annual General Meeting of Shareholders
Message
The Management Board of AS TALLINNA VESI (registration number 10257326, Ädala 10, 10614 Tallinn) (hereinafter also "the Company") announces that the Company's Annual General Meeting of Shareholders will be held on Thursday, 28 May 2020 at 09.00 (GMT+3) at Paljassaare Wastewater Treatment Plant of AS Tallinna Vesi, in the Gym (Address: Paljassaare põik 14, Tallinn, Estonia). The list of shareholders who have the right to vote will be established 7 days prior to the general meeting, i.e. at the end of the working day of the settlement system of Nasdaq CSD Eesti on 21 May 2020. The agenda for the Annual General Meeting has been approved by the Supervisory Council with the following proposals: 1. Approval of the 2019 Annual Report Supervisory Council's proposal: To approve the 2019 Annual Report including the balance sheet total in the amount of EUR262,855,000 (two hundred and sixty-two million eight hundred and fifty-five thousand) and net profit in the amount of EUR27,760,000 (twenty-seven million seven hundred and sixty thousand). 2. Distribution of profit Supervisory Council's proposal: The net profit of the Company in 2019 is EUR27,760,000 (twenty-seven million seven hundred and sixty thousand). To distribute EUR20,000,600 (twenty million and six hundred) of AS Tallinna Vesi's retained earnings of EUR77,512,000 (seventy-seven million five hundred and twelve thousand) as of 31/12/2019, incl. from the net profit of EUR27,760,000 (twenty-seven million seven hundred and sixty thousand) for the year 2019, as dividends, of which EUR1 (one) per share shall be paid to the owners of A-shares and EUR600 (six hundred) per share shall be paid to the owner of the B-share. Remaining retained earnings will remain undistributed and allocations from the net profit will not be made to the reserve capital. Based on the dividend proposal made by the Management Board, the Council proposes to the general meeting to decide to pay the dividends out to the shareholders on 26 June 2020. The list of shareholders entitled to receive dividends will be established as at 12 June 2020 at the closure of business day of the settlement system. Consequently, the day of change of the rights related to the shares (ex-dividend date) is set to 11 June 2020. A person acquiring the shares from 11 June 2020 onwards shall not be entitled to receive the dividends determined by this decision. 3. Extension of the terms of Supervisory Council members 3.1. Extension of Mrs Katrin Kendra's' term as a Supervisory Council member of AS Tallinna Vesi from 1 June 2020 Supervisory Council's proposal: To extend Mrs Katrin Kendra's term as a Supervisory Council member of AS Tallinna Vesi by two (2) years from 1 June 2020. 3.2. Extension of Mr Simon Roger Gardiner's term as a Supervisory Council member of AS Tallinna Vesi from 4 June 2020 Supervisory Council's proposal: To extend Mr Simon Roger Gardiner's term as a Supervisory Council member of AS Tallinna Vesi by two (2) years from 4 June 2020. 3.3. Extension of Mr Martin Padley's term as a Supervisory Council member of AS Tallinna Vesi from 3 November 2020 Supervisory Council's proposal: To extend Mr Martin Padley's term as a Supervisory Council member of AS Tallinna Vesi by two (2) years from 3 November 2020. 4. Election of the Auditor Supervisory Council's proposal: To appoint AS PricewaterhouseCoopers as the auditor for the financial year of 2020. To pay the fee to the auditor as per the contract to be entered into with the auditor. 5. CEO Update ----------------------------------- Measures taken in the emergency situation Due to the emergency situation declared in the Republic of Estonia and the consequent measures taken to protect the health of all shareholders and participants in the general meeting, AS Tallinna Vesi urges the shareholders, if possible, to participate in the general meeting either by appointing a proxy or by voting electronically before the general meeting. We recommend you to appoint Mrs. Mailis Kullerkupp-Jõekaar, the Chief Lawyer of AS Tallinna Vesi, as the proxy, whom you can give precise instructions to vote on your behalf on each agenda item. This would allow you to vote as you desire without convening in one room with many other people, and to reduce the risk of catching a disease. To minimise the risk of spread of infection, no coffee or refreshments are provided to the participants. If you deem it important to participate in the general meeting in person, please notify us definitely of your intention by e-mail to [email protected] (mailto:[email protected]) by 25/05/2020 at the latest, in order to allow us to make the necessary preparations to be able to comply with all requirements established for the emergency situation and to ensure the safety of all participants. The shareholders participating in the general meeting in person must follow the instructions and orders given for the protection of the health of participants. The persons who have virus symptoms (cough, cold, fever) will not be allowed to attend the meeting. Accepting additional items to the agenda of the General Meeting Shareholders, whose shareholding represents at least 1/20 of the share capital, may request for additional items to be added to the agenda of the general meeting if the relevant request is submitted in writing no later than 15 days prior to the general meeting, i.e. by 12 May 2020 at the latest. Shareholders, whose shareholding represents at least 1/20 of the share capital, may submit their draft resolutions in writing for each agenda item no later than 3 days before the general meeting, i.e. by the end of the day (23:59 GMT+3) on 24 May 2020 at the latest. The process of exercising those rights has been published in more detail on AS Tallinna Vesi's website at www.tallinnavesi.ee, where also the draft resolutions and reasoning submitted by the shareholders will be published after the receipt thereof. Requesting information from the Management Board and background information After the agenda items of the general meeting, including any additional items, have been exhausted, the shareholders may inquire information about the Company's activities from the Management Board in accordance with the procedure published on the Company's website at www.tallinnavesi.ee. Shareholders have the right to request information from the Company's Management Board also by e-mail sending their questions before the general meeting. Background information about the agenda, the 2019 Annual Report of AS Tallinna Vesi, the Supervisory Council report, the Auditor's report, the proposal for distribution of profit, draft resolutions presented and shareholders' clarifications provided about the additional agenda items along with the relevant draft resolutions as well as other information subject to disclosure under other legal acts, and other important data regarding the agenda, incl. information about Supervisory Council members' candidates, are available on AS Tallinna Vesi's website at www.tallinnavesi.ee. The website also provides an overview of documents that the shareholders are required to take along in order to be able to participate in the general meeting (either in person or by proxy). The Company's 2019 Annual Report, Supervisory Council's report and the Auditor's report are also available on Nasdaq Baltic's website http://www.nasdaqbaltic.com. Please e-mail the questions about the Annual General Meeting of Shareholders, its agenda, electronic voting or the appointment of a shareholder representative to Mrs. Eliis Randver, Head of Customer Relations and Communication of the Company (e-mail address: [email protected] (mailto:[email protected]), telephone: +372 62 62 275). The questions, answers and minutes of the general meeting will be published on the Company's website. Written notices of appointing shareholder representatives or of withdrawal of authorizations of representatives can also be sent to the above e-mail address no later than during the working day preceding the general meeting, i.e. on 27 May 2020 at the latest. Appointing a proxy We ask everybody, who are going to appoint a proxy for themselves, inform us about their intent by 27/05/2020 at the latest and e-mail the digitally scanned proxies to [email protected]. In the absence of the opportunity of a digital signature, we ask a scanned copy of the signed proxy to be e-mailed to [email protected] (mailto:[email protected]) and the original signed proxy to be sent by post to the Company at: Ädala Str 10, 10614 Tallinn, Estonia. The proxy form is available on AS Tallinna Vesi's website "Investor->Shareholders Meeting- >[?]->Identification documents required for attending the General Meeting". Procedure and Instructions for electronic voting According to the clause 6.2.9 of the Articles of Association of the Company, the shareholders are able to vote on the draft resolutions of the agenda items of the general meeting using electronic means as follows: (i) The voting can be done as from the publication of the notice of the general meeting until 17:00 ((GMT+3) on 27 May 2020; (ii) The voting ballot prepared for electronic voting is available on AS Tallinna Vesi's website under the section "Form of Voting Ballot for Electronic Voting"; (iii) For electronic voting, a shareholder shall fill out the ballot in accordance with the instructions therein, shall sign it digitally (using ID- card, digi-ID or Mobiil-ID) and shall e-mail the digitally signed ballot to the e-mail address [email protected]; (iv) The shareholder, who has voted using electronic means, shall be deemed as having participated in the general meeting and his/her votes represented by shares shall be counted in the quorum of the general meeting. Registration to the general meeting Registration of the shareholders, who wish to participate in the general meeting in person, will start at 08.00 (GMT+3) on 28 May 2020 at the place of the general meeting. Registration will end at 09.00 (GMT+3). Shareholder representatives are kindly asked to bring along a valid identification document and a valid written proxy. In the case of legal persons, we request you also bring a valid copy of the registry card. Each document issued by a foreign country's official must be either legalized or authenticated with a document certificate apostille and have a notarised translation into Estonian attached. The notice of calling the general meeting will be published in the daily newspaper Eesti Päevaleht on 6/05/2020. AS Tallinna Vesi reserves the right to cancel the general meeting if holding the meeting does not appear to be reasonably possible due to the emergency situation, either because of the number of participants or for other reasons. Eliis Randver Head of Customer Relations and Communication Tallinna Vesi (+372) 626 2275 [email protected]