Börsiteade
City Service SE
LEI kood
25940046BHY41BKNKJ92
Emitendi suuruskategooria
Suur kontsern
Majandustegevusalad
Kinnisvaraalane tegevus
Emitendi registreeritud asukoht
Eesti
Üldandmed
Kategooriad
Aktsionäride üldkoosoleku kokkukutsumine
Teate ID
6045
Esitamise kuupäev ja aeg
18.04.2017 12:28:15
Teate sisu eesti keeles
Pealkiri
City Service SE erakorralise aktsionäride üldkoosoleku kokkukutsumise teade
Teade
City Service SE (Societas Europaea), registrikood 12827710, postiaadress Narva mnt 5, Tallinn, Harju maakond, 10117, Eesti Vabariik (edaspidi Ühing) juhatus kutsub Ühingu nõukogu ettepanekul kokku Ühingu erakorralise aktsionäride üldkoosoleku (edaspidi Koosolek). Koosoleku aeg ja koht. Koosoleku toimumise aeg on neljapäeval, 4. mail 2017.a. kell 09:00. Registreerimine algab 08:30. Koosoleku asukoht ja elektrooniline hääletamine. Koosolek toimub Advokaadibüroos VARUL aadressil Ahtri 6a, 10151, Tallinn, Eesti Vabariik („Admirali Maja“ ärikeskus, 7 korrus, sissepääs A). Tulenevalt Ühingu põhikirja punktist 5.5 ja vastavalt juhatuse otsusele võivad kõik Ühingu aktsionärid osaleda Koosolekul ka läbi turvalise elektroonilise ühenduse, mis viiakse läbi Ühingu Vilniuse kontoris aadressil, Gyn?j? tänav 16, Vilnius, Leedu Vabariik („VERTAS“ ärikeskus, 11 korrus), läbi Skype ühenduse neljapäeval, 4. mail 2017 kell 9:00. Koosolekul osalevad aktsionärid saavad vaadata Koosolekut, hääletada kasutades elektroonilisi vahendeid Koosoleku jooksul (tõsta kätt või hääletada verbaalselt) kõikide Koosoleku päevakorras olevate küsimuste osas ja Koosoleku juhataja poolt määratud ajal esitada Koosolekule oma seisukohti. Täpne juhis Koosolekul elektroonilise hääletamise kohta koostatakse juhatuse poolt, mis on kättesaadav samas kohas, kus teiste päevakorra punktide eelnõud. Koosoleku päevakord. Nõukogu määras Koosolekule alljärgneva päevakorra: 1. Juhatuse liikmete arvu suurendamine. 2. Ühingu uue põhikirja kinnitamine. Eelnõudega tutvumine. Koosoleku otsuste eelnõud koos Ühingu uue põhikirja versiooniga on kättesaadavad Ühingu koduleheküljel www.cityservice.eu. Aktsionärid saavad tutvuda Koosoleku otsuste eelnõude, sh põhikirja uue versiooniga igal tööpäeval kell 09:00 kuni 12:00 aadressil: Leedus – Ühingu Leedu kontoris Gyn?j? tänav 16, Vilnius, Leedu Vabariik; Eestis – Advokaadibüroos VARUL, Ahtri 6a, 10151, Tallinn, Eesti Vabariik. Koosoleku protokoll tehakse aktsionäridele kättesaadavaks seitse päeva pärast Koosoleku päeva Ühingu kodulehel. Aktsionäride hääleõigus. Ühingu aktsiate kogu arv ja aktsiate arv, mis tagavad Koosolekul hääleõiguse, on sama ja neid on kokku 31,610,000. Ühingu aktsiate ISIN on EE3100126368. Koosolekul hääleõiguslike aktsionäride nimekiri fikseeritakse 27. aprill 2017, kell 23:59 seisuga. Aktsionäride esindaja: Aktsionärid peavad esitama alljärgnevad dokumendid, et registreerida ennast Koosoleku osavõtjaks: 1. Aktsionär (füüsiline isik): isikut tõendav dokument (pass või ID-kaart). 2. Aktsionäri (füüsiline isik) esindajad: isikut tõendav dokument (pass või ID-kaart) ja esindajat volitav, aktsionäri poolt kohaselt allkirjastatud, kirjalik volikiri. 3. Aktsionäri (juriidiline isik) esindaja: seadusest tuleneva esinduse korral – kinnitatud väljavõte (või muu sarnane dokument) asjaomasest äriregistrist, kus juriidiline isik on registreeritud, mis tõendab isiku esindusõigust ja esindaja isikut tõendav dokument (pass või ID-kaart); volitatud esinduse korral – kinnitatud väljavõte, mainitud ülal, esindaja isikut tõendav dokument (pass või ID-kaart) ja kirjalik volikiri, mis on välja antud aktsionäri seadusliku esindaja poolt. 4. Aktsionärid, kelle aktsiad on hoiustatud esindajakontol: isikut tõendav dokument (pass või ID-kaart) ja esindajakonto omaniku poolt kohaselt allkirjastatud kirjalik volikiri, kus näidatakse ka Eesti Väärtpaberikeskuses oleva esindajakontol olevate aktsionärile kuuluvate aktsiate kogus. Juhime tähelepanu et aktsionärid, kellel on õigus osaleda Koosolekul, saavad elektrooniliselt volitada ennast Koosolekul esindama ja enda eest hääletama füüsilise isiku või juriidilise isiku. Digitaalselt allkirjastatud volikiri tuleb esitada e-kirja vahendusel aadressile: [email protected] mitte hiljem kui 3. mail 2017 (17:00). Koosolekul osalevatel volitatud isikutel on samasugused õigused nagu neid volitanud aktsionäridel, välja arvatud juhul kui volitatud isiku õigus on piiratud volikirja või seadusega. Välismaal välja antud dokumendid peavad olema tõlgitud inglise, leedu või eesti keelde ja kinnitatud vastavalt seaduses sätestatule. Hääletussedeliga hääletamine. Aktsionär või tema esindaja võivad kirjalikult hääletada täites hääletussedeli. Sellisel juhul ei kohaldu kohustus esitada isikuttõendav dokument. Hääletussedeli vorm on kättesaadav Ühingu veebilehel. Aktsionäri nõudel saadab Ühing ilma täiendava tasuta hääletussedeli aktsionärile tähitud kirja vahendusel või toimetab isiklikult kohale allkirja vastu mitte hiljem kui 10 päeva enne aktsionäride üldkoosolekut. Kui isik, kes täidab hääletussedeli ei ole aktsionär, siis tuleb hääletussedelile lisada dokument, mis tõendab hääleõigust. Korrektselt täidetud hääletussedel tuleb saata e-kirja vahendusel hiljemalt 3. mail 2017 (17:00) aadressil [email protected] või toimetada Ühingu Vilniuse kontorisse aadressil Gyn?j? tänav 16, Vilnius, Leedu Vabariik. Ühing jätab endale õiguse mitte arvestada aktsionäri häälega, kui hääletussedel ei vasta Ühingu põhikirja punktides 5.8 ja 5.9 toodud nõuetele või kui hääletussedel on täidetud selliselt, et ei ole võimalik tuvastada aktsionäri tahet. Päevakorra täiendamise õigus. Aktsionärid, kelle aktsiatega on esindatud vähemalt 1/20 aktsiakapitalist, võivad Ühingult nõuda täiendavate küsimuste võtmist päevakorda kui vastav nõue on esitatud kirjalikult mitte hiljem 18. aprill 2017 (17:00) aadressil [email protected]. Aktsionärid, kelle aktsiatega on esindatud vähemalt 1/20 aktsiakapitalist, võivad Ühingule kirjalikult esitada iga päevakorrapunkti kohta otsuse eelnõu mitte hiljem 1. mail 2017 (17:00) aadressil [email protected]. Õigus informatsioonile. Aktsionäridel on Koosolekul õigus saada infot Ühingu tegevuse kohta. Küsimusi võib esitada enne Koosolekut e-kirja vahendusel aadressil [email protected] või toimetada Ühingu Vilniuse kontorisse aadressil Gyn?j? tänav 16, Vilnius, Leedu Vabariik. Juhime tähelepanu, et juhatus võib keelduda aktsionäride küsimustele vastamast juhul kui nendele vastamine võib oluliselt kahjustada Ühingu huve. Täiendavat infot saab telefonil +370 5 239 4900 ja veebilehel www.cityservice.eu
Teate sisu inglise keeles
Pealkiri
Notice on Calling an Extraordinary General Meeting of Shareholders of City Service SE
Teade
The Extraordinary General Meeting of Shareholders (hereinafter, the Meeting) of City Service SE (Societas Europaea), corporate ID code: 12827710, registered address: Narva mnt 5, Tallinn, Harju county, 10117, the Republic of Estonia (hereinafter, the Company), is convened by the Management Board upon the initiation of the Supervisory Board of the Company. Meeting date and time. The date of the Meeting is 4 May 2017, Thursday; time – 09:00, registration starts at 08:30. Meeting place. Electronic participation voting. The Meeting shall take place at the office of the law firm VARUL, Ahtri 6a, 10151 Tallinn, the Republic of Estonia (Business center “Admirali Maja”, 7th floor, entrance A). However, following Article 5.5 of the Statutes of the Company and the resolution of the Management Board, all the shareholders of the Company may also participate in this Meeting via secured electronic connection that shall be established at the Vilnius office of the Company, at Gyn?j? st. 16, Vilnius, the Republic of Lithuania (Business Center “VERTAS”, the 11th floor), via Skype connection on 4 May 2017, Thursday, at 9:00. The shareholders participating in this Meeting shall be able to watch the Meeting, vote using electronic means throughout the Meeting (by rising hand or providing verbal response) on each of the draft resolutions prepared in respect to the items on the agenda of the Meeting and address the Meeting at the time determined by the chairman of the Meeting. The exact procedure of electronic participation in the Meeting is established by the resolution of the Management Board, which is available in the same places where the draft resolutions are made available. Meeting agenda. The Supervisory Board determined the following agenda of the Meeting: 1. Increase of the number of the management board members. 2. Approval of the new wording of the Statutes. Availability of draft resolutions. Draft resolutions of the Meeting as well as draft Statutes of the Company are available for examination on the website of the Company at www.cityservice.eu. Shareholders can also examine the draft resolutions of the Meeting as well as draft Statutes of the Company during business hours from 09:00 till 12:00 every working day until the Meeting at the following addresses: in Lithuania – the Company’s Vilnius office at Gyn?j? str. 16, Vilnius, the Republic of Lithuania; in Estonia – the office of law firm VARUL, Ahtri 6a, 10151 Tallinn, the Republic of Estonia. The minutes of the Meeting shall be made accessible to the shareholders after seven days following the Meeting day at the Company’s website. Eligibility of shareholders. The total number of the Company’s shares and the number of shares granting voting rights during the Meeting is the same and amounts to 31,610,000. ISIN code of the Company’s shares is EE3100126368. The list of shareholders entitled to take part in the Meeting shall be determined as at 23:59 on 27 April 2017. Representation of shareholders. The shareholders will have to submit the following documents for the registration as participants of the Meeting: 1. Shareholders (natural persons): his/her identity document (passport or ID card). 2. Representatives of shareholders (natural persons): his/her identity document (passport or ID card) and a duly signed written power of attorney issued by the shareholder. 3. Representatives of shareholders (legal persons): in case of representation by law – certified extract (or other similar document) from relevant commercial registry of the country where the legal person is registered providing information on a right of representation and identity document of the representative (passport or ID card); in case of authorized representation – certified extract mentioned above, identity document of the representative (passport or ID card) and a written power of attorney duly issued by the legal representative of the shareholder. 4. Shareholders whose shares are held through the nominee accounts: his/her identity document (passport or ID card) and a duly signed written power of attorney issued by the holder of the nominee account opened with the Estonian central depository for securities indicating the number of shares owned by the shareholder. Please be informed that shareholders, who are entitled to participate at the Meeting, can authorize by electronic means a natural or legal person to attend and vote on behalf of them at the Meeting. Power of attorney that is digitally signed by the shareholder must be submitted via e-mail to [email protected] not later than by 3 May 2017 (17:00). At the Meeting the authorized person shall have the same rights as a represented shareholder, unless the authorized person’s rights are limited by the power of attorney or by law. Documents issued in a foreign country must be translated either into English, Lithuanian or Estonian and legalized in the manner established by the law. Voting by general ballot paper. A shareholder or his proxy may vote in writing by filling in a general ballot paper, in such a case the requirement to deliver a personal identity document does not apply. The form of a general ballot paper is presented on the Company’s website. Upon a shareholder’s request, the Company shall send the general ballot paper to the requesting shareholder by registered mail or shall deliver it in person against signature no later than 10 days prior to the Meeting free of charge. If the person who had completed the general ballot paper is not a shareholder, the completed general ballot paper must be accompanied by a document confirming the right to vote. The duly completed general ballot paper should be sent by e-mail to [email protected] or delivered directly to the Company’s Vilnius office at Gyn?j? str. 16, Vilnius, the Republic of Lithuania, not later than by 3 May 2017 (17:00). The Company reserves the right not to include the shareholder’s vote, if the general ballot paper does not meet the requirements of paragraphs 5.8 and 5.9 of the Statutes of the Company or if the general ballot paper is written in a way that it is impossible to establish shareholder’s will on a separate issue. Right to supplement agenda. Please be informed that shareholders whose shares represent at least 1/20 of the share capital of the Company may demand inclusion of additional issues on the agenda of the Meeting if the respective demand has been submitted in writing or by e-mail to [email protected] no later than by 18 April 2017 (17:00). Shareholders whose shares represent at least 1/20 of the share capital of the Company may submit to the Company draft resolutions in respect to each item on the agenda in writing or by e-mail to [email protected] by 1 May 2017 (17:00). Right to receive information. Shareholders will have the right to receive information about the activities of the Company at the Meeting. Questions may be submitted before the Meeting by e-mail to [email protected] or delivered directly to the Company’s Vilnius office at Gyn?j? str. 16, Vilnius, the Republic of Lithuania. Please be informed that the management may refuse to answer the shareholder’s questions if it can significantly damage the interests of the Company. Additional information is provided by tel.: +370 5 239 4900 and on the website www.cityservice.eu.