Börsiteade
AS Tallink Grupp
LEI kood
529900QRMWAKKR3L9W75
Emitendi suuruskategooria
Suur kontsern
Majandustegevusalad
Hulgi- ja jaekaubandus, Veondus ja laondus, Majutus ja toitlustus, Haldus- ja abitegevused
Emitendi registreeritud asukoht
Eesti
Üldandmed
Kategooriad
Aktsionäride üldkoosoleku kokkukutsumine
Teate ID
11072
Manused
Esitamise kuupäev ja aeg
04.04.2024 15:30:00
Teate sisu eesti keeles
Pealkiri
Aktsionäride korralise üldkoosoleku kokkukutsumise teade
Teade
Lugupeetud AS-i Tallink Grupp aktsionär!
AS-i Tallink Grupp, registrikood 10238429, asukoht ja aadress Sadama 5, 10111
Tallinn, juhatus kutsub kokku aktsionäride korralise üldkoosoleku 07. mai 2024
algusega kell 11.00 (Eesti aja järgi) Tallink SPA & Conference Hotelli
konverentsikeskuses aadressil Sadama 11a, Tallinn.
Aktsionäride registreerimine algab kell 10.00 üldkoosoleku toimumise kohas.
AS-i Tallink Grupp nõukogu määras alljärgneva AS-i Tallink Grupp korralise
üldkoosoleku päevakorra ja esitab aktsionäridele järgmised ettepanekud:
1. 2023. aasta majandusaasta aruande kinnitamine
Kinnitada juhatuse poolt esitatud AS-i Tallink Grupp 2023. aasta majandusaasta
aruanne.
2. Kasumi jaotamise otsustamine
Kinnitada alljärgnev AS-i Tallink Grupp juhatuse esitatud kasumi jaotamise
ettepanek:
1) Kinnitada 2023. aasta majandusaasta puhaskasum summas 78 872 000 eurot;
2) Eraldisi puhaskasumist reservkapitali mitte teha;
3) Maksta aktsionäridele dividendi 0,06 eurot aktsia kohta, kokku summas
44 614 143,84 eurot;
4) Eraldisi teistesse seaduse või põhikirjaga ettenähtud reservidesse mitte
teha;
5) Kanda 34 257 856,16 eurot eelmiste perioodide jaotamata kasumisse.
Dividendiõigust omavate aktsionäride nimekiri fikseeritakse 20.06.2024 Nasdaq
CSD Eesti arveldussüsteemi tööpäeva lõpu seisuga. Sellest tulenevalt on
aktsiatega seotud õiguste muutumise päev (ex-date) 19.06.2024. Alates sellest
kuupäevast ei ole aktsiaid omandanud isik õigustatud saama dividendi 2023. aasta
majandusaasta eest. Dividend makstakse aktsionäridele välja 03.07.2024
ülekandega aktsionäride pangakontole.
3. Audiitori nimetamine 2024. aasta majandusaastaks ja audiitori tasustamise
korra määramine
Nimetada AS-i Tallink Grupp 2024. aasta majandusaasta audiitorkontrolli
läbiviijaks audiitorühing KPMG Baltics OÜ ja maksta audiitorile tasu vastavalt
audiitoriga sõlmitavale lepingule.
4. Nõukogu liikme tasu suuruse määramine
Määrata AS-i Tallink Grupp nõukogu liikmetele makstava nõukogu liikme tasu
suuruseks alates 08.05.2024:
1. Nõukogu esimees - 12 000 eurot kuus (bruto);
2. Nõukogu liige - 7 000 eurot kuus (bruto).
5. Kalev Järvelill'e nõukogu liikme volituste pikendamine
Seoses AS-i Tallink Grupp nõukogu liikme Kalev Järvelill'e ametiaja lõppemisega
13.06.2024, pikendada nõukogu liikme Kalev Järvelill'e volitusi järgmiseks
põhikirjajärgseks 3-aastaseks volituste tähtajaks, s.o kuni 13.06.2027.
6. Põhikirja muutmine
Muuta AS-i Tallink Grupp põhikirja punkti 2.4. teist lauset ja sõnastada see
alljärgnevalt:
?Nõukogul on õigus kolme aasta jooksul alates 1. jaanuarist 2025 suurendada
aktsiakapitali kuni 35 000 000 euro võrra, tõstes aktsiakapitali kuni
384 477 460,08 euroni."
Kinnitada põhikirja uus redaktsioon aktsionäride u?ldkoosolekule esitatud kujul.
7. Nõukogu liikmetele Optsiooniprogrammi raames optsioonide väljastamine
Kiita heaks AS-i Tallink Grupp nõukogu liikmetele Optsiooniprogrammi raames
optsioonide väljastamine ning nendega optsioonilepingute sõlmimine vastavalt AS-
i Tallink Grupp aktsionäride üldkoosoleku poolt 13.06.2023 kinnitatud
optsiooniprogrammi (?Optsiooniprogramm") põhitingimustele ja järgmiselt:
1. Nõukogu liikmel Enn Pant'il on Optsiooniprogrammi kehtivuse 2. aasta eest
(periood 13. juuni 2024 - 13. juuni 2025) õigus omandada 300 000 optsiooni
(mis annab õiguse 300 000 AS-i Tallink Grupp aktsia omandamiseks).
2. Nõukogu liikmel Ain Hanschmidt'il on Optsiooniprogrammi kehtivuse 2. aasta
eest (periood 13. juuni 2024 - 13. juuni 2025) õigus omandada 300 000
optsiooni (mis annab õiguse 300 000 AS-i Tallink Grupp aktsia omandamiseks).
3. Nõukogu liikmel Eve Pant'il on Optsiooniprogrammi kehtivuse 2. aasta eest
(periood 13. juuni 2024 - 13. juuni 2025) õigus omandada 300 000 optsiooni
(mis annab õiguse 300 000 AS-i Tallink Grupp aktsia omandamiseks).
4. Nõukogu liikmel Raino Paron'il on Optsiooniprogrammi kehtivuse 2. aasta eest
(periood 13. juuni 2024 - 13. juuni 2025) õigus omandada 300 000 optsiooni
(mis annab õiguse 300 000 AS-i Tallink Grupp aktsia omandamiseks).
5. Nõukogu liikmel Toivo Ninnas'el on Optsiooniprogrammi kehtivuse 2. aasta
eest (periood 13. juuni 2024 - 13. juuni 2025) õigus omandada 300 000
optsiooni (mis annab õiguse 300 000 AS-i Tallink Grupp aktsia omandamiseks).
6. Nõukogu liikmel Kalev Järvelill'el on Optsiooniprogrammi kehtivuse 2. aasta
eest (periood 13. juuni 2024 - 13. juuni 2025) õigus omandada 300 000
optsiooni (mis annab õiguse 300 000 AS-i Tallink Grupp aktsia omandamiseks).
7. Määrata AS-i Tallink Grupp juhatuse esimees Paavo Nõgene AS-i Tallink Grupp
esindajaks ülalnimetatud nõukogu liikmetega optsioonilepingute sõlmimisel.
_________________________
Korralisel üldkoosolekul osalemiseks õigustatud aktsionäride ring määratakse
seitse kalendripäeva enne üldkoosoleku toimumist, s.o. 30. aprill 2024 Eesti
väärtpaberite registri pidaja (Nasdaq CSD SE) ja Euroclear Finland Oy
arveldussüsteemi tööpäeva lõpu seisuga (nimekirja fikseerimise päev).
AS-i Tallink Grupp korralise üldkoosolekuga seotud dokumentidega, üldkoosolekule
esitatavate dokumentidega ja muude üldkoosolekuga seotud oluliste andmetega,
sealhulgas otsuste eelnõude, AS?i Tallink Grupp 2023. aasta majandusaasta
aruande, nõukogu aruande, vandeaudiitori aruande, kasumi jaotamise ettepaneku ja
aktsionäride esitatud põhjendustega päevakorrapunktide kohta (kui selliseid
laekub) ning andmetega nõukogu liikme kandidaadi ja audiitori kandidaadi kohta,
on võimalik tutvuda AS-i Tallink Grupp kodulehel aadressil
http://www.tallink.com/annual-general-meeting, Tallinna Börsi kodulehel
aadressil www.nasdaqbaltic.com (http://www.nasdaqbaltic.com) ja AS-i Tallink
Grupp kontoris aadressil Sadama 5, Tallinn, I korrus, tööpäeviti ajavahemikus
09:00-16:00 alates üldkoosoleku toimumisest teatamisest kuni üldkoosoleku
toimumise päevani. ÄS §-s 294(1) sätestatud teave on aktsionäridele kättesaadav
AS-i Tallink Grupp kodulehel aadressil https://www.tallink.com/annual-general-
meeting kuni üldkoosoleku toimumise päevani (kaasa arvatud).
Aktsionär saab esitada küsimusi päevakorras olevate teemade kohta, saates
vastavad küsimused e-posti aadressil [email protected]
(mailto:[email protected]).
Aktsionäril on õigus AS-i Tallink Grupp üldkoosolekul saada juhatuselt teavet
AS-i Tallink Grupp tegevuse kohta. Juhatus võib keelduda teabe andmisest, kui on
alust eeldada, et see võib tekitada olulist kahju aktsiaseltsi huvidele.
Aktsionär võib juhul, kui juhatus keeldub teabe andmisest, nõuda, et tema
nõudmise õiguspärasuse üle otsustaks aktsionäride üldkoosolek, või esitada
üldkoosoleku toimumisest alates kahe nädala jooksul hagita menetluses kohtule
avalduse juhatuse kohustamiseks teavet andma.
Aktsionärid, kelle aktsiatega on esindatud vähemalt 1/20 aktsiakapitalist,
võivad nõuda täiendavate küsimuste võtmist korralise üldkoosoleku päevakorda,
kui vastav nõue on esitatud hiljemalt 15 päeva enne üldkoosoleku toimumist.
Aktsionärid, kelle aktsiatega on esindatud vähemalt 1/20 aktsiakapitalist,
võivad aktsiaseltsile esitada iga päevakorrapunkti kohta otsuse eelnõu.
Nimetatud õigust ei või kasutada hiljem kui 3 päeva enne üldkoosoleku toimumist.
Eelnimetatud dokumendid tuleb AS-ile Tallink Grupp esitada kirjalikult
aadressile AS Tallink Grupp, Sadama 5, 10111 Tallinn või saata elektroonilises
vormis (allkirjastatud kvalifitseeritud e-allkirjaga Euroopa Parlamendi ja
nõukogu määruse (EL) nr 910/2014 tähenduses - nt digitaalallkiri) e-posti
aadressile [email protected] (mailto:[email protected]).
AS Tallink Grupp ei võimalda üldkoosolekul elektroonilist osalemist ega
elektroonilist hääletamist (TsÜS § 33(1) ja ÄS § 290(1)) ega hääletamist enne
koosolekut (ÄS § 298(2)).
Juhised korralisel üldkoosolekul osalejatele:
1. Aktsionärid, kes on registreeritud Nasdaq CSD SE poolt peetavas
aktsiaraamatus
Palume aktsionäridel, kes on nimekirja fikseerimise päeva seisuga kantud Nasdaq
CSD SE poolt peetavasse aktsiaraamatusse ning kes soovivad osaleda korralisel
üldkoosolekul, esitada registreerimiseks järgmised dokumendid:
- Füüsilisest isikust aktsionäril esitada isikut tõendav dokument (pass või ID-
kaart).
- Füüsilisest isikust aktsionäri esindajal esitada isikut tõendav dokument (pass
või ID-kaart) ning nõuetekohaselt allkirjastatud kirjalik volikiri.
- Juriidilisest isikust aktsionäri seadusjärgsel esindajal esitada väljavõte
(või muu sarnane dokument) vastavast äriregistrist, kus juriidiline isik on
registreeritud, kust nähtub isiku õigus aktsionäri esindada (Eestis
registreeritud juriidilistel isikutel esitada väljavõte äriregistri
registrikaardist, mis on tehtud hiljemalt 15 päeva enne üldkoosoleku toimumist;
välisriigis registreeritud juriidilistel isikutel esitada kinnitatud väljavõte
(või muu sarnane dokument), mis ei ole vanem kui 6 kuud), ja esindaja isikut
tõendav dokument (pass või ID-kaart).
- Juriidilisest isikust aktsionäri volitatud esindajal, kelle esindusõigus ei
nähtu vastavast äriregistri väljavõttest (või muust sarnasest dokumendist),
tuleb lisaks eespool nimetatud dokumentidele (st väljavõttele ja isikut
tõendavale dokumendile) esitada aktsionäri seadusjärgse esindaja poolt
nõuetekohaselt väljastatud kirjalik volikiri.
Välisriigis registreeritud juriidilisest isikust aktsionäri dokumendid, mis on
väljastatud välisriigi ametiisiku poolt, peavad olema legaliseeritud või
kinnitatud apostilliga (kui kohalduvas välislepingus või konventsioonis ei ole
ette nähtud teisiti).
Võõrkeelsetele dokumentidele tuleb lisada vandetõlgi poolt koostatud tõlge eesti
keelde.
AS Tallink Grupp võib registreerida eelnimetatud aktsionäri üldkoosolekul
osalejana ka juhul, kui kõik nõutavad andmed juriidilise isiku ja esindaja kohta
sisalduvad esindajale välisriigis väljastatud notariaalses volikirjas ja
volikiri on Eestis aktsepteeritav.
2. Aktsionärid, kes on registreeritud Euroclear Finland Oy poolt peetavas
aktsiaraamatus (Soome väärtpaberite hoidmistunnistuste (FDRide) hoidjad -
edaspidi FDRi hoidjad)
Korralisel üldkoosolekul osalemiseks palutakse FDRi hoidjatel korralduslikel
eesmärkidel teavitada AS-i Tallink Grupp kirjalikult või kirjalikku
taasesitatavas vormis oma kavatsusest osaleda korralisel üldkoosolekul ning
esitada koopiad alltoodud dokumentidest (originaalid tuleb esitada aktsionäride
registreerimisel koosoleku päeval) hiljemalt 6. mail 2024 kell 16.00 (Eesti aja
järgi) posti teel aadressile Sadama 5, Tallinn 10111, Eesti või e-posti teel
aadressile [email protected].
Nordea Bank Abp kui FDRide agent annab välja volikirja, mis annab igale FDRi
hoidjale õiguse hääletada korralisel üldkoosolekul häälte arvuga, mis vastab
FDRi hoidjale nimekirja fikseerimise päeva seisuga kuuluvate FDRide arvule.
Nordea Bank Abp volikiri antakse edasivolitamise õigusega.
Palume FDRi hoidjatel, kes on nimekirja fikseerimise päeva seisuga kantud
Euroclear Finland Oy poolt peetavasse aktsiaraamatusse ning kes soovivad osaleda
korralisel üldkoosolekul, esitada registreerimiseks dokumendid, mis on toodud
üleval juhiste punktis 1 (lisaks juhiste punktis 2 nimetatud dokumentidele).
FDRi hoidjad, kes hoiavad FDRe esindajakontol, peavad lisaks eelviidatud
dokumentidele esitama oma Soome kontohalduri poolt antud volikirja. Vastava
volikirja blankett on kättesaadav AS Tallink Grupp kodulehe aadressilt
www.tallink.com/annual-general-meeting (http://www.tallink.com/annual-general-
meeting).
Korraline üldkoosolek toimub eesti keeles, sünkroontõlkega inglise keelde.
Aktsionär võib enne üldkoosoleku toimumist teavitada AS-i Tallink Grupp esindaja
määramisest ja esindatava poolt volituse tagasivõtmisest e-posti teel aadressil
[email protected] (mailto:[email protected]) või viies eelpool nimetatud
dokumendid AS-i Tallink Grupp kontorisse, Sadama 5, Tallinn, I korrus,
tööpäeviti ajavahemikus 9:00-16:00 hiljemalt 6. mail 2024 kell 16:00 (Eesti aja
järgi), kasutades selleks AS-i Tallink Grupp kodulehe aadressil
www.tallink.com/annual-general-meeting (http://www.tallink.com/annual-general-
meeting) avaldatud blankette. Teavet esindaja määramise ja volituse
tagasivõtmise korra kohta leiate AS-i Tallink Grupp kodulehe aadressil
www.tallink.com/annual-general-meeting (http://www.tallink.com/annual-general-
meeting).
Lugupidamisega,
Paavo Nõgene
Juhatuse esimees
Anneli Simm
Investorsuhete juht
AS Tallink Grupp
Sadama 5
10111 Tallinn
E-mail [email protected]
Teate sisu inglise keeles
Pealkiri
Notice Calling the Annual General Meeting of Shareholders
Teade
Dear shareholder of AS Tallink Grupp,
The Management Board of AS Tallink Grupp, registration code 10238429, location
and address at Sadama 5, 10111 Tallinn, is calling the annual general meeting of
shareholders on 7 May 2024 at 11:00 AM (Estonian time) at the conference centre
of Tallink SPA & Conference Hotel, at the address Sadama 11a, Tallinn.
Registration of the shareholders begins at 10:00 AM at the venue of the general
meeting.
The Supervisory Board of AS Tallink Grupp determined the following agenda of the
annual general meeting of AS Tallink Grupp and presents the following proposals
to the shareholders:
1. Approval of the annual report of the financial year 2023
To approve the annual report of the financial year 2023 of AS Tallink Grupp
presented by the Management Board.
2. Proposal on distribution of profits
To approve the following profit allocation proposal of AS Tallink Grupp prepared
by the Management Board:
1) To approve the net profit of the financial year of 2023 in the sum of
78 872 000 euros;
2) Not to make any allocations to the mandatory legal reserve;
3) To pay dividends to the shareholders 0.06 euros per share, in the total
amount of 44 614 143.84 euros;
4) Not to make any allocations for other reserves prescribed by law or by the
articles of association.
5) To transfer 34 257 856.16 euros to the retained earnings of previous periods.
The list of the shareholders entitled to the dividend shall be fixed as at
20.06.2024 at the end of the working day of the settlement system of Nasdaq CSD
Estonia. Consequently, the day of change of the rights related to the shares
(ex-dividend date) is set to 19.06.2024. From this day onwards, persons
acquiring the shares will not have the right to receive dividends for the
financial year 2023.
The dividend shall be paid to the shareholders by transfer to the bank account
of the shareholders on 3.07.2024.
3. Appointment of an auditor for the financial year 2024 and the determination
of the procedure of remuneration of an auditor
To appoint the company of auditors KPMG Baltics OÜ to conduct the audit of the
financial year 2024 and to remunerate the work according to the audit contract
that shall be concluded with the auditor.
4. Determination of the of the remuneration of the supervisory Board members
To determine the remuneration fee of the Member of the Supervisory Board as from
08.05.2024:
1.Chairman of the Supervisory Board - 12 000 euros per month (gross);
2.Member of the Supervisory Board - 7 000 Euros per month (gross).
5. Extension of authority of the Member of the Supervisory Board Kalev Järvelill
Due to the expiry of the term of authority of the Member of the Supervisory
Board of AS Tallink Grupp Kalev Järvelill on 13.06.2024, to extend the authority
of Kalev Järvelill as the Supervisory Board Member for the next 3-year term,
which is until 13.06.2027.
6. Amendment of the Articles of Association
To amend the second sentence of the Article 2.4. of the Articles of Association
of AS Tallink Grupp and word it as follows:
"Supervisory board shall be authorised within 3 years as from 1 January 2025 to
increase the share capital by 35 000 000 euros, increasing the share capital up
to 384 477 460,08 euros."
Approve the new version of the Articles of Association as presented to the
general meeting of shareholders.
7. Issuance on options as part of the Option program to the Members of the
Supervisory Board
To approve the issuing of options as part of the option program ("Option
Program") to the Members of the Supervisory Board of AS Tallink Grupp and to
conclude the Agreements of Share Option in accordance with the terms of the
Option Program approved by the General Meeting of shareholders of AS Tallink
Grupp on 13.06.2023 and as follows:
1. The Member of the Supervisory Board Enn Pant has the right to acquire
300 000 options (which gives the right to acquire 300 000 shares) for the
second year of the Option Program (period 13 June 2024 to 13 June 2025).
2. The Member of the Supervisory Board Ain Hanschmidt has the right to acquire
300 000 options (which gives the right to acquire 300 000 shares) for the
second year of the Option Program (period 13 June 2024 to 13 June 2025).
3. The Member of the Supervisory Board Eve Pant has the right to acquire
300 000 options (which gives the right to acquire 300 000 shares) for the
second year of the Option Program (period 13 June 2024 to 13 June 2025).
4. The Member of the Supervisory Board Raino Paron has the right to acquire
300 000 options (which gives the right to acquire 300 000 shares) for the
second year of the Option Program (period 13 June 2024 to 13 June 2025).
5. The Member of the Supervisory Board Toivo Ninnas has the right to acquire
300 000 options (which gives the right to acquire 300 000 shares) for the
second year of the Option Program (period 13 June 2024 to 13 June 2025).
6. The Member of the Supervisory Board Kalev Järvelill has the right to acquire
300 000 options (which gives the right to acquire 300 000 shares) for the
second year of the Option Program (period 13 June 2024 to 13 June 2025).
7. To appoint the Chairman of the Management Board of AS Tallink Grupp Paavo
Nõgene as the representative of AS Tallink Grupp when concluding the
Agreements of Share Option with the abovementioned Members of the
Supervisory Board.
___________________________________
The list of shareholders entitled to participate in the annual general meeting
shall be determined seven calendar days before holding the general meeting, i.e.
as at the end of the business day of the settlement system of the registrar of
the Estonian register of securities (Nasdaq CSD SE) and Euroclear Finland Oy on
30 April 2024 (record date).
The documents related to the annual general meeting of AS Tallink Grupp, the
documents to be presented to the general meeting and the other important
information related to the general meeting, inter alia, the drafts of the
resolutions, annual report of the financial year 2023 of AS Tallink Grupp, the
supervisory board's report, the sworn auditor's report, the proposal for profit
distribution and the substantiations presented by the shareholders regarding
items on the agenda (if any are received) and the information concerning the
candidate for the Supervisory Board member and the candidate for the auditor,
may be examined on the website of AS Tallink Grupp at the address
www.tallink.com/annual-general-meeting (http://www.tallink.com/annual-general-
meeting), on the website of the Tallinn Stock Exchange at the
address www.nasdaqbaltic.com (http://www.nasdaqbaltic.com) and in the office of
AS Tallink Grupp at the address Sadama 5, Tallinn, 1(st) floor, on business days
from 09:00 AM to 4:00 PM as of the notification of the general meeting until the
date of holding the general meeting. The information stipulated in § 294(1) of
the Commercial Code is available to the shareholders on the website of AS
Tallink Grupp at the address www.tallink.com/annual-general-meeting
(http://www.tallink.com/annual-general-meeting) until the date of holding the
general meeting (included).
A shareholder may ask questions concerning the matters on the agenda by sending
the respective questions to the email address [email protected]
(mailto:[email protected]).
A shareholder has the right to receive information from the management board on
the activities of AS Tallink Grupp at the general meeting of AS Tallink Grupp.
The management board may refuse to give information if there is a basis to
presume that this may cause significant damage to the interests of the public
limited company. If the management board refuses to provide information, the
shareholder may demand that the general meeting decide on the legality of the
shareholder's request or to file, within two weeks as from the holding of the
general meeting, a petition to a court by way of proceedings on petition in
order to obligate the management board to provide the information.
The shareholders whose shares represent at least 1/20 of the share capital may
demand inclusion of additional issues on the agenda of the annual general
meeting if such demand is presented no later than 15 days before the general
meeting is held. The shareholders whose shares represent at least 1/20 of the
share capital may submit to the public limited company a draft resolution for
every item of the agenda. This right may not be exercised later than 3 days
before the general meeting is held. The aforementioned documents shall be
submitted to AS Tallink Grupp in writing to the address AS Tallink Grupp, Sadama
5, 10111 Tallinn or be sent in electronic form (signed with a qualified e-
signature in the meaning of Regulation (EU) No 910/2014 of the European
Parliament and of the Council - e.g. a digital signature) to the email address
[email protected] (mailto:[email protected]).
AS Tallink Grupp does not enable electronic participation in or electronic
voting at the general meeting (§ 33(1) of the General Part of the Civil Code Act
and § 290(1 )of the Commercial Code) nor voting before the meeting (§ 298(2 )of
the Commercial Code).
Instructions for the participants in the annual general meeting:
1. Shareholders who are registered in the share register maintained by Nasdaq
CSD SE
We kindly ask the shareholders, who are as at the record date registered in the
share register maintained by Nasdaq CSD SE and who wish to participate in the
annual general meeting, to present the following documents for registration:
* Shareholder who is a natural person should present an identity document
(passport or ID card).
* Representative of a shareholder who is a natural person should present an
identity document (passport or ID card) and a duly signed written power of
attorney.
* Legal representative of a shareholder who is a legal person should present
an extract (or other similar document) from the respective business register
in which the legal person is registered, which shows the person's right to
represent the shareholder (legal persons registered in Estonia should
present an extract of the commercial register registry card which is not
older than 15 days; legal persons registered in a foreign country should
present a certified extract (or other similar document which is not older
than 6 months), and an identity document of the representative (passport of
ID card).
* Authorized representative of a legal person whose right of representation
does not show from the respective business register extract (or other
similar document) should, in addition to the aforementioned documents (i.e.
the extract and the identity document), present a written power of attorney
duly issued by the legal representative of the shareholder.
The documents of a shareholder who is a legal person registered in a foreign
country, which have been issued by a foreign official, must be legalized or
apostilled (unless otherwise foreseen in an applicable international agreement
or convention).
A translation into Estonian prepared by a sworn translator should be attached to
the documents that are in a foreign language.
AS Tallink Grupp may register an aforementioned shareholder as a participant in
the general meeting also in case all the required data concerning the legal
person and its representative are contained in a notarized power of attorney
issued to the representative in a foreign country and the power of attorney is
acceptable in Estonia.
1. Shareholders registered in the share register maintained by Euroclear
Finland Oy (holders of Finnish share depositary receipts (FDRs) -
hereinafter the FDR holders)
In order to participate in the annual general meeting, the FDR holders are
kindly asked, for organizational purposes, to inform AS Tallink Grupp in writing
or in a form which can be reproduced in writing of his/her/its intention to
participate in the annual general meeting and to provide the copies of the
documents requested below (the originals should be presented at the registration
of the shareholders on the day of the meeting) no later than 6 May 2024, 4:00 PM
(Estonian time) by mail to the address Sadama 5, Tallinn 10111, Estonia or by
email to the address [email protected] (mailto:[email protected]).
Nordea Bank Abp as the FDRs agent shall issue a power of attorney authorizing
each FDR holder to vote at the annual general meeting with the number of votes
corresponding to the number of FDRs held by the FDR holder as at the record
date. The power of attorney issued by Nordea Bank Abp is issued with the right
to delegate the authorization.
We kindly ask the FDR holders, who are registered as at the record date in the
share register maintained by Euroclear Finland Oy and who would like to
participate in the annual general meeting, to present for the registration the
documents indicated above in section 1 of the instructions (in addition to the
documents indicated in section 2 of the instructions).
FDR holders, who hold their FDRs on a nominee account, should present, in
addition to the aforementioned documents, a power of attorney issued by
his/her/its Finnish account operator. The form of the respective power of
attorney is available from the website of AS Tallink Grupp at the address
www.tallink.com/annual-general-meeting (http://www.tallink.com/annual-general-
meeting).
The annual general meeting will be held in the Estonian language with
simultaneous translation into the English language.
A shareholder may, before the general meeting is held, notify AS Tallink Grupp
of the appointment of a representative and of the withdrawal of the
authorization by the principal by email to the address [email protected]
(mailto:[email protected]) or by delivering the aforementioned documents to
the office of AS Tallink Grupp at Sadama 5, Tallinn, 1(st) floor on business
days from 9:00 AM to 4:00 PM no later than 6 May 2024 at 4:00 PM (Estonian
time), by using the forms provided on the website of AS Tallink Grupp at the
address www.tallink.com/annual-general-meeting (http://www.tallink.com/annual-
general-meeting). Information about the procedure for the appointment of a
representative and for the withdrawal of the authorization (including form
requirements) can be found on the website of AS Tallink Grupp at the
address www.tallink.com/annual-general-meeting (http://www.tallink.com/annual-
general-meeting).
Yours faithfully,
Paavo Nõgene
Chairman of the Management Board
Anneli Simm
Investor Relations Manager
AS Tallink Grupp
Sadama 5
10111 Tallinn, Estonia
E-mail [email protected]